En el mundo fiscal actual, gran parte de los trámites y obligaciones se realizan por medios electrónicos. Sin embargo, hay momentos en los que es necesario contar con una versión impresa y legalmente válida de una declaración presentada al SAT. En esos casos, se puede solicitar una copia certificada de declaraciones electrónicas.
Este documento tiene validez oficial ante autoridades administrativas, judiciales o fiscales, y puede ser requerido en auditorías, trámites notariales, fiscales o jurídicos. En este artículo te explicamos cómo obtener copias certificadas de tus declaraciones, qué requisitos necesitas y para qué sirven en 2025.
¿Qué son las copias certificadas de declaraciones electrónicas?
Las copias certificadas son documentos expedidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) que contienen una reproducción fiel y con validez legal de las declaraciones fiscales presentadas electrónicamente por el contribuyente.
Estas copias:
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Tienen la misma validez legal que una original.
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Se emiten con firma electrónica certificada del SAT.
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Pueden utilizarse como prueba documental en trámites oficiales.
No se deben confundir con los acuses simples que emite el SAT al momento de presentar una declaración, ya que estos últimos no cuentan con certificación oficial.
| Elemento | Detalles |
|---|---|
| ¿Quién lo solicita? | Contribuyente o representante legal |
| Modalidad | Presencial (en línea en algunos casos) |
| Requisitos | Escrito libre, RFC, identificación, e.firma |
| Costo por hoja | $13.00 (primera hoja) + $7.00 (adicionales) |
| Tiempo de entrega | 10 a 15 días hábiles |
¿Para qué sirve una copia certificada de declaración?
Este documento puede ser útil en múltiples situaciones:
Usos comunes
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Auditorías fiscales o revisiones por parte del SAT.
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Trámites ante tribunales o juzgados.
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Procesos ante notarías, instituciones bancarias o financieras.
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Acreditación de cumplimiento fiscal en licitaciones públicas.
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Solicitudes ante dependencias como IMSS, INFONAVIT o SHCP.
Las copias certificadas son solicitadas cuando se necesita comprobar que una declaración fue efectivamente presentada en los términos establecidos por la ley.
¿Qué declaraciones puedes solicitar como copia certificada?
Puedes solicitar copias certificadas de declaraciones como:
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Declaración anual de personas físicas o morales.
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Declaraciones provisionales o definitivas de ISR, IVA o IEPS.
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Declaraciones informativas múltiples (DIM).
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Pago referenciado (DyP).
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Declaraciones complementarias o rectificadas.
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Declaraciones de sueldos y salarios (informativa).
Importante: Solo puedes solicitar copias de declaraciones presentadas electrónicamente a través del portal del SAT, no de aquellas hechas de forma manual o en ventanilla.
¿Quién puede solicitar las copias certificadas?
El trámite puede ser realizado por:
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El propio contribuyente (persona física o moral).
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Un representante legal, debidamente acreditado.
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Un tercero con poder notarial o carta poder firmada ante dos testigos.
En todos los casos, es indispensable que la persona que lo solicite tenga acceso a la firma electrónica (e.firma) o contraseña del RFC.
Requisitos para obtener las copias certificadas
A continuación, los requisitos más comunes al momento de solicitar las copias certificadas de declaraciones:
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Escrito libre solicitando las declaraciones deseadas (con fecha, firma y RFC).
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Indicar tipo de declaración, periodo y fecha de presentación.
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Identificación oficial vigente.
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e.firma o contraseña del contribuyente.
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En caso de persona moral, acta constitutiva y poder del representante legal.
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Correo electrónico y datos de contacto actualizados.
En algunos casos, se puede requerir el acuse de presentación digital original, si está disponible.
¿Cómo obtener las copias certificadas paso a paso?
Trámite presencial en oficinas del SAT
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Agenda una cita en el portal del SAT para el servicio «Copia certificada de documentos».
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Acude a la oficina con tu documentación impresa y firmada.
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Entrega el escrito libre con la solicitud detallada.
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El personal del SAT validará tu información.
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La copia certificada se te entregará en un plazo aproximado de 10 a 15 días hábiles.
Trámite en línea (solo en casos habilitados)
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Ingresa al Portal del SAT.
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Ve a la sección Trámites > Otros trámites y servicios.
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Busca «Solicitud de copias certificadas» y selecciona tu RFC.
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Firma con tu e.firma.
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Adjunta el escrito libre escaneado y los documentos en PDF.
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Espera la respuesta vía Buzón Tributario o correo electrónico.
¿Cuánto cuesta solicitar copias certificadas al SAT?
El costo se calcula por hoja certificada, según la Ley Federal de Derechos.
Tarifas actualizadas 2025
| Concepto | Costo |
|---|---|
| Primera hoja certificada | $13.00 MXN |
| Cada hoja adicional | $7.00 MXN |
Ejemplo: Una declaración de 5 hojas tendría un costo total de $13 + ($7 x 4) = $41.00 MXN
El pago se realiza en el banco mediante línea de captura proporcionada por el SAT.
¿Cuánto tarda el trámite?
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En oficinas: entre 10 y 15 días hábiles.
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En línea (si aplica): entre 5 y 10 días hábiles.
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En casos especiales o con alta demanda, el SAT puede tardar hasta 20 días hábiles.
¿Qué pasa si no tienes e.firma vigente?
Si no cuentas con tu e.firma activa, debes renovarla previamente. No es posible solicitar documentos certificados sin medios de autenticación válidos. En caso de urgencia:
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Acude a una oficina del SAT con identificación.
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Solicita renovación o recuperación de la firma digital.
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Posteriormente, agenda la solicitud de copias certificadas.
¿Qué hacer si la copia certificada contiene errores?
Si al recibir la copia detectas información incompleta o errónea:
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Presenta un escrito de aclaración en la misma oficina donde realizaste el trámite.
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Adjunta copia de la solicitud original y los documentos con el error.
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El SAT puede corregir y emitir nuevamente la copia, sin costo adicional.
