Otro documento de uso obligatorio en la contabilidad es el comprobante de egreso. En un trabajo contable se hace necesario que se registren todos los gastos que se generan en una empresa al adquirir un bien o servicio. Estos comprobantes son de uso obligatorio tanto para las empresas grandes como para las pequeñas, porque todas estas organizaciones tienen gastos y necesitan registrar esta salida.
¿Qué es un comprobante de egreso?
El comprobante de egreso es aquel documento contable que tiene como función especifica registrar el pago de las distintas obligaciones que tiene la empresa, es el documento donde se hace constar que se han llevado a cabo gastos determinados en una organización.
- Este documento es obligatorio en los trámites contables de cualquier empresa.
- Regularmente este documento se hace con duplicado, porque uno queda para el archivo de la empresa y el otro se usa para el comprobante diario de contabilidad.
- Este documento al que todos conocen como comprobante de egresos, es un documento esencial para que la empresa pueda llevar un adecuado control de los gastos.
- Suele ir acompañado de un cheque cuando se trata de una empresa que hace negocios importantes de grandes proporciones, por eso también se le conoce como la póliza de cheques.
¿Cómo se llena un comprobante de egreso?
Es preciso que entonces tengas claro como elaborarlo en caso de que necesites hacer uno. Es importante que tengas claro que debe llevar datos básicos, te decimos cuales son los datos más importantes que debe contener:
- Razón social de la empresa, NIT.
- Consecutivo del comprobante.
- Número de cuenta contable.
- Concepto por el que se está haciendo el egreso, puede ser el pago de algún bien, pago de obligaciones, pago de facturas, entre otras opciones.
- Clasificar si es por débito o por crédito.
- Colocar el número de cheque.
- Nombre y número de identificación.
- Debe ir formada por la persona que prepara el egreso.
- Y debe firmarse por la persona que recibe el cheque.
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¿Para que sirve un comprobante de egreso?
El comprobante digital permite tener un control un registro y control de los pagos realizados usando cheques o efectivo.
En el documento se deja claro y muy especificado el monto que se ha pagado por un determinado servicio o bien, la fecha, el nombre del beneficiario, en fin, es un documento que se usa como constancia de una transacción que justifica las salidas de dinero de cualquier empresa.
También puede decirse que es un buen mecanismo de control donde se especifican las firmas que estuvieron involucradas en la transacción. No solo hay una firma que validó la transacción sino que hay la firma de quien la recibió porque lo que es un procedimiento que se realizó cumpliendo con toda la normativa.
Este comprobante también permite colocar todos los datos necesarios, que luego se deben traspasar al libro mayor de contabilidad que toda empresa debe llevar para poder cumplir con todas las normativas de ley, y que la empresa pueda llevar una contabilidad totalmente confiable.
Formato de comprobante de egreso
El formato de comprobante de egreso es muy general, solo debe tener las características necesarias donde se reúnan los datos que toda empresa debe conocer para poder llevar los egresos en su libro de contabilidad.
Ya conoces que es, para que sirve y cuales son sus principales características, incluso ya sabes como elaborar uno de ellos en caso de que lo requieras. Ahora es preciso que recuerdes toda esta información para que lleves un control adecuado de tu contabilidad.
Otras características de un Comprobante de egreso
Antes de elaborar un comprobante de egreso, el ciudadano, tesorero o encargado de la parte contable de una empresa, debe estar claro de que el gasto que se hará se hace con la aprobación de la directiva, para que no se tenga que anular el comprobante posteriormente.
Los egresos son esencialmente todo aquello que constituye una salida de dinero para la empresa, pueden ser compras, pagos de obligaciones laborales, gastos operativos, entre otras.
Este documento suele ser utilizado como prueba de que se realizó una transacción entre dos empresas o dos firmas. En fin, es un documento de gran demanda en los negocios porque su uso es común y obligatorio.
